田家炳教育书院学术报告厅、图书馆视频会议室管理规定(2014年修订)

田家炳教育书院学术报告厅(以下简称学术报告厅)和图书馆视频会议室(原图书馆学术报告厅)是学校开展大型活动和学术报告的重要场所,为进一步加强学术报告厅和视频会议室的日常管理,合理使用,提高使用效益,特制订本规定。

一、使用规定

(一) 按照学校有关制度规定,学术报告厅和视频会议室由校党委宣传部全面负责,统一管理,并指定专人负责管理;

(二) 学术报告厅和视频会议室管理员对会议室所有设施要加强管护,精心使用,对所有设备要勤检查、常擦拭保养,正确操作,确保设备使用寿命;

(三) 按照学校有关规定,学术报告厅和视频会议室已有设施、设备一律不得外借或挪作他用;

(四) 根据使用单位的要求,提供场地及学术报告厅、视频会议室内已有的设施、设备。

二、使用范围

(一) 以学校名义举办的各类会议或学术活动;优先安排学校办公会议和学校重大学术活动。

(二) 以各教学单位和职能部门等名义组织的学术报告活动或大型文艺演出活动。学术报告厅原则上只能申请用于该类会议和活动的开、闭幕式,开班或结业典礼,不作为日常培训或教学活动场所使用。

(三) 上级主管部门及相关部门决定在我校举办的会议和学术研讨会。

(四) 兄弟院校及其他校外单位因工作需要,在征得学校同

意后,在我校举办的学术或会议活动。

(五)图书馆视频会议室是自治区教育厅要求学校设立的视频会议专用场所,除视频会议、学校办公会议、以学校名义举办的重大会议或学术活动外,其余活动一律不安排在图书馆视频会议室举行。

三、申请程序及安排

(一) 申请使用单位需填写《田家炳教育书院学术报告厅/图书馆视频会议室使用申请表》(以下简称申请表),该申请表可在宣传部网页下载;

(二) 以学校名义组织的大型活动需提前3天,由举办该活动的牵头单位提出书面申请,经宣传部统一协调后方可进行安排;

(三) 以学院或职能部门等名义组织的活动,应提前4天向宣传部提出书面申请;该活动如有校外单位参与,其活动内容必须由学校有关部门审核后方可进行;

(四) 申请表中须说明活动内容、时间、规模、活动对象及活动要求,在宣传部按规定办理相关使用手续后,再进行具体使用安排;

(五) 经学校同意举办的以营利为目的的各类活动,举办单位在宣传部按规定办理相关使用手续并到财务处缴纳使用费用后,方可进行安排使用。

(六) 坚持以学校会议和学术活动优先的原则,其他单位的活动若与学校会议或学术活动发生冲突,宣传部有权做临时调整,调整后的日程安排将另行通知。

四、使用费用标准

(一) 根据学校有关文件规定,学术报告厅和视频会议室实行有偿使用,收费标准为:

  1. 校内各学院、各单位使用:

(1) 田家炳教育书院学术报告厅:

会议讲座类:1000元/次;

文艺演出类:1500元/次;

(2) 图书馆视频会议室:500元/次;

2.校外单位使用

(1) 田家炳教育书院学术报告厅:

会议讲座类:2000元/次;

文艺演出类:3000元/次;

(2) 图书馆视频会议室:1000元/次;

(二) 使用时长每次不超过4小时(半个工作日),超过4小时按两次记。

五、使用单位的责任与义务

(一) 使用单位在活动过程中应积极配合学术报告厅和视频会议室管理人员的工作,遵守各项规章制度;

(二) 使用单位承担活动的安全保卫及维护学术报告厅和视频会议室内活动的正常秩序;若发生安全事故,由使用单位主要负责人承担领导责任并由使用单位负责赔偿损失;

(三) 除学校举办或上级主管部门指定举办的活动外,由教学单位或职能部门承办的教学、学术等活动,由举办单位承担学术报告厅内的卫生保洁工作。

(四) 本规定自2014年11月01日起执行。

 

附件:学术报告厅/视频会议室使用申请表

 

 

附件:

                   使用申请表

(一式两份)

申请使用单位名称:

 

领导签字:                    单位章:        年    月    日

申请单位联系人   联系电话  
活动主要内容:
使用日期 月   日至     月   日      星期
使用时间      时   分至     时   分
活动对象   参加活动人数  
校党委宣传部意见:

 

有否外接设备  
使用后情况:

 

注意事项:

1.学术报告厅使用后由使用单位负责立即清理室内的卫生。

2.使用单位要爱惜学术报告厅内的所有设施,不得随意变动,不得在墙上打钉子,如有损坏与丢失,由使用单位负责赔偿。

3.学术报告厅内不准携带零食,严禁乱扔纸屑等废物,严禁在墙面、地面粘贴不干胶带等物。

4.举办单位需提前3~4个工作日提出使用申请。